4 strategiaa etätyöntekijöiden ja hajautettujen tiimien yhteistyön parantamiseksi

Share via:
  • Staples_article

Nykyisin työpaikat ovat laajentuneet toimiston seinien ulkopuolelle. Saman tiimin jäsenet voivat helposti työskennellä eri maissa ja eri aikavyöhykkeillä. Etätyö ja joustavat työajat ovat yleistyneet, ja monet organisaatiot laajentavat etätyösäännöksiään. Ison-Britannian johtaviin työnhakusivustoihin kuuluvan totaljobsin mukaan joka viides työntekijä tuntee itsensä tehokkaammaksi tehdessään etätöitä. Lähes kolmannes työntekijöistä haluaisi vaihtaa työpaikkansa sellaiseen, joka tarjoaisi etätyömahdollisuuksia.

Etätyöllä ja hajautetuilla tiimeillä on kuitenkin haasteensa. Yhteistyö eri paikkoihin hajautettujen alaisten kanssa voi olla hankalaa. Emme välttämättä tunne olevamme yhteydessä toisiimme edes nykytekniikan maailmassa, missä työtoverit ovat vain sähköpostin tai pikaviestin päässä.

Nämä työkalut ja strategiat voivat auttaa tiimiäsi tekemään parempaa yhteistyötä työntekijöidesi sijainnista riippumatta.

Käytä muistiinpanojasi milloin vain, missä vain
Työpäivän aikana saatat kirjoitella muistiinpanoja, ideoita tai tehtäviä muistivihkoon tai tarralapuille. Muistiinpanojen kirjoittaminen käsin on spontaanimpaa, mutta niitä on joskus vaikea löytää myöhemmin. Töitä voi nykyään tehdä missä tahansa, kuten työpöydän ääressä toimistossa, keittiön pöydällä tai jopa seuraavan lentosi lähtöportilla, joten muistivihkosi ei ole ehkä aina lähettyvillä.

Entä jos sinun pitää löytää jotain, mitä kirjoitit muistiin kuukausia sitten? ”Olemme huomanneet, että ihmiset säilyttävät täyteen kirjoitut muistivihkonsa. Heillä saattaa olla niitä kaapit täynnä,” Oxford-muistikirjojen kansainvälinen tuotepäällikkö Louise Jackson kertoo. ”Ihmiset säilyttävät ideansa, ajatuksensa ja projektinsa, joiden parissa he ovat työskennelleet, mutta he eivät voi käyttää niitä, koska he eivät löydä niistä etsimäänsä tietoa.”

Mikä neuvoksi? Digitalisoi käsinkirjoitetut muistiinpanot lataamalla ne pilveen.

Jackson on myös SCRIBZEE®-sovelluksen tuotepäällikkö. Sovellus skannaa käsinkirjoitetut muistiinpanot kaikista erikoismerkityistä Oxford-muistikirjoista. Sitten muistiinpanot tallennetaan pilveen, josta voit lukea niitä millä tahansa laitteella. SCRIBZEE® on lisäksi yhteensopiva digitaalisen Evernote-muistiinpanosovelluksen kanssa, joten käyttökokemus on saumaton. Sovellus pystyy jopa digitoimaan kaiken, minkä kirjoitat älykkäille Oxford SPOT NOTES® -tarralapuille.

”Meidän mielestämme paperi sopii erinomaisesti ideoiden kehittämiseen ja päässä olevien tietojen kirjaamiseen”, Jackson selittää. ”SCRIBZEE®-sovelluksella voit antaa paperille digitaalisia supervoimia.”

Kannusta spontaaniin yhteistyöhön toimistolla 
Vaikka työskentelisit toimistosi seinien sisällä, et välttämättä näe usein kollegoita, jotka työskentelevät eri kerroksissa tai eri osastoilla. Digitaaliset viestintätyökalut kuten sähköposti ja videopuhelut ovat niin tehokkaita, että päädymme yhä harvemmin epävirallisiin keskustelutilanteisiin. Tällaiset spontaanit, henkilökohtaiset juttutuokiot ovat kuitenkin niitä, joissa tapahtuu todellista yhteistyötä.

Kannusta alaisiasi poistumaan työpisteidensä äärestä ja työskentelemään toisten kanssa yhdessä yhteistyötiloissa. Nyt kun kevyet kannettavat ovat syrjäyttäneet pöytätietokoneet, työt on helpompi viedä mukanaan toiseen paikkaan. Oxfordin työntekijät saavat työskennellä yhteistiloissa, joissa on mukavia sohvia ja kahviautomaatteja, mikä luo kotoisamman ympäristön.

Voit esimerkiksi luoda työpaikalle alueen, joka tarjoaa ihmisille vaihtoehtoisen ja rennomman työympäristön. Rennompi alue kannustaa työntekijöiden väliseen spontaaniin kanssakäymiseen. Mieti mieluummin olohuoneesta tuttuja kalusteita kuin tavallisia työpöytiä ja toimistotuoleja. Sohvat, mukavat tuolit ja sivupöydät saavat ihmiset rentoutumaan. Jos sinulla on etätyöntekijöitä tai haarakonttoreiden väkeä tulee toisinaan työskentelemään toimistossasi, tällä tavoin hekin saavat työtiloja käyttöönsä.

Tutustu Staplesin laajaan ratkaisujen valikoimaan ja luo yhteistila omaan toimistoosi

Kutsu tiimit kokoon toimiston ulkopuolella
Kun osa alaisistasi työskentelee eri toimistoissa tai etänä, on erityisen tärkeää välillä koota ryhmä yhteen ja tehdä yhteistyötä kasvotusten. Näin ihmiset eivät tunne itseään ulkopuolisiksi. Harkitse henkilökohtaista tapaamista tai yhteistyösessiota neljännesvuosittain, puolivuosittain tai vuosittain budjettisi ja tiimisi koosta riippuen.

Tähän voi kuulua tärkeimpien päätöksentekijöiden tuominen yhteen korkean tason tavoitteita koskevaan strategiseen aivoriiheen. Se voi myös tarkoittaa kaikkien työntekijöiden yhteistä tapaamista, jossa kerrotaan yritystä koskevat uutiset ja tehdään tiiminkehitysharjoituksia leikkisämmän ja innovatiivisemman toimistokulttuurin kehittämiseksi.

Tee tapahtumasta ainutlaatuisempi järjestämällä se jossakin toimiston ulkopuolella. ”On tärkeää mennä jonnekin muualle, jolloin ihmiset eivät ole toimistossa sähköpostitulvan keskellä”, Jackson ehdottaa. Ihmiset pystyvät paremmin keskittymään henkilökohtaisten suhteiden rakentamiseen, kun he ovat fyysisesti ja henkisesti pois päivittäisestä työympäristöstään.

Toimivampaa ideointia
Vaikka eri paikoissa olevien työntekijöiden saattaminen yhteen aivoriiheen samaan paikkaan edistää ryhmäytymistä, yhteistyön ei pitäisi päättyä siihen. Tapaamisen päätyttyä ja kaikkien poistuttua tahoilleen kannattaa pitää kaikki ajan tasalla ja jatkaa keskustelua.

Varmista, että tapaamisessa jaetut muistiinpanot ja ideat ovat helposti kaikkien osallistujien saatavilla. ”Ideointikokouksen jälkeen kaikki haluavat muistiinpanot välittömästi”, Jackson sanoo. ”Kokemus on saumattomampi, jos ne voi jakaa ja koota nopeasti.”

Se onnistuu Oxford Smart -fläppitaululla, joka on myös yhteensopiva SCRIBZEE®-sovelluksen kanssa. Kirjoitat vain muistiinpanot fläppitaululle ja otat sivuista kuvat älypuhelimellasi. SCRIBZEE® skannaa ja tallentaa useita sivuja yhdeksi korkealaatuiseksi PDF-tiedostoksi, jonka voit jakaa koko ryhmän kesken. Tällä tavoin kaikki saavat muistiinpanot heti käyttöönsä ja voivat jatkaa ideoiden kehittämistä ryhmänä, vaikka tiimi jäsenet olisivat erillään.

Digitaaliset työkalut muokkaavat työympäristöjämme myös jatkossa, ja työntekijöiden viestintä- ja yhteistyötapoja voi uudistaa monin eri tavoin. Voit parantaa työntekijöiden yhteydenpitoa suunnittelemalla työtilat ennakoivasti, pohtimalla palaverien organisointia ja integroimalla jakamistyökaluja yhteistyöprosessiin välimatkoista huolimatta. 

Share via:

Lue myös

Ota yhteyttä
close

Tarvitsetko henkilökohtaista palvelua?

Voit soittaa Staplesin asiakaspalveluun numeroon:

010 681 681

Voit myös täyttää alla olevan lomakkeen, niin asiakaspalvelijamme ottaa sinuun pian yhteyttä.

Get help FI

Form