7 töihin paluun jälkeistä kokousniksiä

7 töihin paluun jälkeistä kokousniksiä

Rentouttavan kesäloman jälkeen olosi on toivon mukaan reipas ja virkeä ja olet valmis loppuvuoden haasteisiin.

Hyviä aikeita ja positiivista energiaa ei kannata heittää hukkaan loputtomissa kokouksissa, joissa tuntuu syntyvän enemmän ongelmia kuin ratkaisuja. Näiden seitsemän yksinkertaisen niksin avulla teet kokouksista tehokkaampia.

1. Laadi asialista 

Kokoukset eksyvät usein sivuraiteille, koska niillä ei ole selkeää rakennetta. Jos laadit asialistan, jaa se osallistujille ennen kokousta ja laita se esille myös kokoustilaan. Tärkeät asiat on helpompi käsitellä määritetyssä järjestyksessä. 

2. Pidä osallistujamäärä pienenä

Mitä vähemmän ihmisiä kokoukseen osallistuu, sitä nopeammin ja tehokkaammin siitä selvitään. Mieti siis osallistujia kutsuessasi, keiden läsnäolo on oikeasti välttämätöntä käsiteltävien asioiden kannalta ja keillä on kokouksessa jotain annettavaa.

3. Varmista ihmisten panos

Ei riitä, että oikeat ihmiset ovat paikalla – heidän täytyy myös osallistua. Jos kyseessä on aivoriihi, anna osallistujille muistilappuja ideoiden kirjoittamista varten tai kirjoita muistiinpanoja Postit-luentolehtiötaululle kaikkien ollessa läsnä.

4. Ota aikaa

Joskus kokoukset tuntuvat jatkuvan loputtomiin. Aseta aikaraja ja ilmoita osallistujille, että kaikki asiat täytyy käsitellä tuossa ajassa. Pidä pöydällä ajanottokelloa niin, että se on kaikkien näkyvillä – tämä nopeuttaa asioita ja auttaa pitämään kokouksen raiteillaan.

5. Älä istu

Kun kokous järjestetään tiloissa, joissa osallistujat joutuvat seisomaan, kaikki haluavat yleensä käydä asialistan läpi mahdollisimman nopeasti. Seisaaltaan kokoustamista pidetään myös tehokkaampana.

6. Kiellä puhelimet

Puhelimet ja muut mobiililaitteet ovat aina häiriötekijöitä. Oli kyse sitten puheluista, joihin on ”pakko vastata”, tai tiedonhausta netistä kokouksen aikana, laitteet vievät ihmisten huomion itse asiasta. Ilmoita siis heti alussa, että puhelimen käyttö ei ole sallittua.