Takaa esitysten onnistuminen
Jos kokoukseen kuuluu diaesitys, tarvitaan tietysti oikeanlainen projektori tai näyttö – ja sitä täytyy myös osata käyttää. Mikään ei pilaa tunnelmaa yhtä tehokkaasti kuin johtojen kanssa sählääminen sillä aikaa, kun yleisö tuijottaa sanoja ”Ei signaalia”. PowerPoint-esityksille on olemassa myös lukuisia vaihtoehtoja. Kun hyödynnät niitä, esityksesi erottuu yleisösi näkemistä sadoista muista esityksistä.
Ole interaktiivinen
Keskustelu on keskeisessä asemassa tapaamisissa, joissa kaipaat mielipiteitä tai haluat kannustaa osallistujia uudenlaiseen ajatteluun. Siksi on tärkeää laittaa muistiin se, mitä osallistujat sanovat. Tähän voit käyttää valkotaulua, lehtiöitä, kosketusnäyttöä, fläppitaulua tai vaikkapa Legamaster- tai Nobo Prestige -ammattivalikoimien esitysvälineitä.
Valkotaulu voi olla paras vaihtoehto, jos laadit luetteloa tai piirrät kaavioita puhuessasi tai jos odotettavissa ei ole runsaasti palautetta. Monisivuinen fläppitaulu taas on kätevä siksi, että sitä voi siirrellä paikasta toiseen ja sivuja voi irrottaa niiden täyttyessä. Voit myös käyttää eri aiheille tai tiettyjen seikkojen korostamiseen erivärisiä tusseja – varmista kuitenkin, että ne eivät ole päässeet kuivumaan.
Kannusta yleisöä osallistumaan
Kokouksista saa irti paljon enemmän, kun yleisö antaa oman panoksensa. Suurille muistilapuille ihmiset voivat kirjoittaa omia ideoitaan, ja ne voi kiinnittää kokoustilan seinille.
Heti kokouksen alussa on hyvä keventää tunnelmaa ja kannustaa osallistujia vuorovaikutukseen. Tämä onnistuu vaikkapa pyytämällä heitä kertomaan viikon hauskimmasta sattumuksesta. Asiakastapaamisissa tämä malli ei toki toimi, mutta rennommissa tilanteissa se voi auttaa toisilleen vieraita ihmisiä tutustumaan toisiinsa.
Kun käytössä ovat aina tilanteeseen parhaiten sopivat välineet, esityksen pitäjä on aktiivinen ja yleisö osallistuu keskusteluun, kokouskin on todennäköisesti onnistunut – ja osallistujat saattavat jopa suhtautua kokouksiin jatkossa positiivisemmin.
Yli jääneestä pullasta taas pääsee tilaamalla tarjoiluja alkujaankin vähemmän.
